Belegdigitalisierung
Zur Digitalisierung von Papierbelegen (einschließlich Thermobelegen) empfehlen wir den Einsatz eines spezialisierten Dokumentenscanners. Dokumentenscanner gibt es als Peripheriegerät für den Computer und als selbständig nutzbare Geräte (Netzwerkscanner).
Gute Erfahrungen haben wir mit der fi-Serie von Fujitsu. Das Einstiegsgerät ist der fi-7030, der für die meisten kleinen Betriebe ausreichen dürfte. Insbesondere wird der Scanner mit einer sehr brauchbaren Software (Paperstream) geliefert. Die größeren Modelle (fi-71xx) lassen sich mit einem Post-Scan Imprinter ausrüsten, mit dem Sie digitalisierte Dokumente automatisch als „digitalisiert” kennzeichnen können.
Alternativ haben wir gute Erfahrung mit dem Fujitsu N7100 Netzwerkscanner.
Die technischen Daten und die Funktionalitäten laut Handbuch lassen auch den Netzwerkscanner Kodak Scanstation 730EX interessant erscheinen. Mit diesem verfügen wir über keine eigenen Erfahrungen.
Die Fujitsu ScanSnap-Serie ist als sehr benutzerfreundlich bekannt. Natürlich lassen sich auch diese Scanner zur Belegdigitalisierung für Unternehmen online einsetzen.
Im Zusammenspiel mit dem Programm DATEV Belegtransfer empfiehlt es sich, Scanziele anzulegen (Speicherort der entstehenden Dateien), die direkt ohne weiteres Kopieren/Verschieben durch Belegtransfer übermittelt werden können.
Sprechen Sie uns gerne an, wir helfen Ihnen bei der Anpassung der Scannerkonfiguration an Ihre Buchführungsprozesse, insbesondere, wenn Sie ein Gerät nutzen, mit dem wir Erfahrung haben.
Jedes aktuelle Mobiltelefon hat eine 5/20/80-Megapixel-Kamera, die von Papierbelegen detaillierte Farbfotos anfertigen kann, auf denen man jede Papierfaser erkennt. Mit diesen Fotos arbeiten wir aus folgenden Gründen nicht:
- bei zu wenig Licht sind sie häufig verschwommen
- bei genug Licht sind sie zwar scharf, aber die Dateien sind immer noch riesig und nicht für unser Dokumentenmanagement geeignet
- die Fotos sind häufig nicht richtig gedreht, so dass eine manuelle Nachbearbeitung notwendig wäre
- mehrseitige Belege kommen häufig als mehrere Bilder
Eine manuelle Nachbearbeitung dieser Bilder durch uns wäre technisch möglich, ist aber prohibitiv teuer.
Wenn sich eine Digitalisierung mit dem Smartphone nicht vermeiden lässt, verwenden Sie unbedingt eine spezialisierte Scan-App. In der folgenden Galerie dargestellt am Beispiel von Adobe Scan (gängige Alternativen sind z.B. Office Lens und Tiny Scanner). Wichtig hierbei:
- Dokument liegt flach auf
- genug Licht auf dem Dokument
- keine Schatten (z.B. vom Mobiltelefon) auf dem Dokument
- Scan-Profil "Dokument" (idealerweise "schwarz-weiß")
- Seiten richtig drehen
- als PDF speichern
- mehrseitige Dokumente in einer PDF speichern: eine Datei = ein Dokument
