Die Frage

„Wie behandle ich das Auto steuerlich so, dass ich am meisten davon profitiere?”

ist der Klassiker in vielen Konstellationen, z.B.:

• Einzelunternehmer, der betrieblich und privat einen PKW benötigt
• Personengesellschaft, die PKWs benötigt, deren Gesellschafter auch privat mobil sein wollen
• Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH, die auch privat mit einem PKW im Betriebsvermögen der GmbH fahren möchten
• Arbeitnehmer, die
  • mit ihrem privaten PKW auch beruflich unterwegs sind
  • einen Firmenwagen auch privat nutzen dürfen
• Steuerpflichtige, mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, die für Ihre Vermietungsobjekte mobil sein müssen

und sicherlich viele weitere.

Es gibt eine Antwort auf die Frage:

Eichfelder/Kluska/Neugebauer (2017); "Gemischt genutzte Kraftfahrzeuge bei Gewinneinkünften: Steuerlich optimale Ausübung von Pauschalierungs- und Zuordnungswahlrechten"; DStR 2017; S. 695-702.

Ausführlichere Version ohne Paywall:

Eichfelder, S./ Neugebauer C. (2014); Das steueroptimale Kraftfahrzeug bei Gewinneinkünften: Mythos und Realität; arqus-Working Paper Nr. 180.

Die von den Autoren in dem DStR-Beitrag vorgenommene quantitative Analyse untersucht 13 verschiedene Konstellationen, ein Fahrzeug umsatz- und ertragsteuerlich zu behandeln. Die Untersuchung setzt Wissen/Annahmen über die Zukunft voraus (ohne Annahmen keine Aussagen). Sicherlich lässt sich die Analyse auch auf Überschusseinkünfte (Vermietung und Verpachtung) übertragen.

So lässt sich unter Annahmen über die Zukunft eine optimale steuerliche Behandlung von KFZ ermitteln. In den meisten Fällen dürfte es an der Unsicherheit über die benötigten Zukunftswerte:

• Haltedauer
• Abzinsungssatz
• persönlicher Grenzsteuersatz
• Häufigkeit der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
• Konstanz des betrieblichen und privaten Nutzungsanteils (ggf. genügt Kenntnis anstelle Konstanz)
• Kenntnis der tatsächlichen zukünftigen KFZ-Kosten
• zukünftiger Erlös aus dem Verkauf des KFZ

bereits im Vorwege scheitern, so dass keine Berechnung durchgeführt werden kann.

Im Basisszenario von Eichfelder/Kluska/Neugebauer (2017) (Grenzsteuersatz 45%, jährliche Fahrleistung 20 Tkm, Haltedauer drei Jahre, 10 km § 4 V S. 1 Nr. 6 EStG täglich 220 mal im Jahr, 10 Tkm Privatnutzung, 5.8 Tkm betriebliche Nutzung, Anschaffung zum Listenpreis, Annahme über Veräußerungspreis) stellt sich eine Behandlung des Fahrzeugs als Betriebsvermögen (Ertragsteuern) und mit anteiliger Zuordnung zum unternehmerischen Vermögen (Umsatzsteuer) mit der Besteuerung der Privatnutzung nach der 1%-Methode als vorteilhaft gegenüber den anderen zwölf Behandlungsmethoden heraus. Das wird sich schnell ändern, wenn sich z.B. der private Nutzungsanteil reduziert.

Bei einem Fahrzeug der Kompaktklasse und Mittelklasse lässt sich so ein Steuervorteil von ca. €3,000, bei einem Fahrzeug der Oberklasse ein Steuervorteil von ca. €10,000 durch Wahl der günstigsten Variante gegenüber der schlechtesten Variante über die Haltedauer erreichen.

Gerne können wir diese Berechnung für Sie durchführen. Unser Honorar hierfür besprechen wir individuell, es liegt sicherlich im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich in Abhängigkeit von Ihren individuellen Wünschen. Lohnen wird sich unsere Beauftragung also vermutlich in Fällen von Personengesellschaften, deren Gesellschafter Fahrzeuge der Oberklasse alle im gleichen Umfang privat und betrieblich nutzen. Wichtig ist hierbei, dass Sie sich hierbei für Werte in der Zukunft festlegen, die wir als Annahme zugrunde legen. Ändern sich diese Werte oder ändern sich die Steuergesetze / -sätze, so helfen Ihnen auch unsere Berechnungen nur noch sehr eingeschränkt.

Soll für ein mindestens 50% betrieblich genutztes Fahrzeug die Anwendung der 1%-Regelung vermieden werden, so ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich. Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch benennt das BMF wie folgt:

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (BFH-Urteil vom 9. November 2005, BStBl 2006 II S. 408). Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2008): Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden. (BMF IV C 6 — S 2177/07/10004 vom 18. November 2009)

Viel Erfolg dabei, das in einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch ohne Gefahr einer Beanstandung zu erreichen! Wir raten daher dringend zum Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuches, das alle Fahrten lückenlos automatisch aufzeichnet.

Elektronische Fahrtenbücher kommen heutzutage als kleiner Stecker mit eingebautem GPS-Empfänger und eingebauter SIM-Karte. Sie werden auf den OBD-Steckplatz des Fahrzeugs gesteckt und übermitteln

• Fahrtbeginn (Kilometerstand und Ort)
• Fahrtstrecke (gefahrene Entfernung)
• Fahrtende (Kilometersand und Ort)

an eine Online-Anwendung. In dieser ergänzen Sie (einmal wöchentlich genügt) noch die Fahrtzwecke /-ziele. Die Nutzung empfehlen wir auch bei Fahrzeugen, die voraussichtlich weniger als 50% betrieblich genutzt werden. Es ermöglicht später einen unstrittigen Ansatz der richtigen betrieblichen / privaten Fahrten.

Sie haben einen „Werkstattwagen” und nutzen diesen nicht privat. Müssen Sie trotzdem ein Fahrtenbuch führen?

Grundsätzlich ist bei Kraftfahrzeugen des Betriebsvermögens (also auch bei Werkstattwagen) die sog. 1%-Regelung, wahlweise die Fahrtenbuchmethode (Voraussetzung: ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch), anzuwenden (§ 6 I Nr. 4 S. 2, 3 EStG). Die 1%-Regelung soll natürlich vermieden werden, wenn tatsächlich überhaupt keine Privatnutzung stattfindet.

Nach Wortlaut des Gesetzes wäre hierfür ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, um die ausschließliche betriebliche Nutzung nachzuweisen, und so einen privaten Nutzungsanteil von 0% zu erreichen, aber es herrscht folgende Vewaltungsmeinung:

Kann der Steuerpflichtige .. glaubhaft machen, dass bestimmte betriebliche Kraftfahrzeuge ausschließlich betrieblich genutzt werden, weil sie für eine private Nutzung nicht geeignet sind (z.B. bei sog. Werkstattwagen […]) […], ist für diese Kraftfahrzeuge kein pauschaler Nutzungswert zu ermitteln. (BMF IV C 6 — S 2177/07/10004 vom 18. November 2009, Rz. 12)

Diese Verwaltungsmeinung basiert auf einem BFH-Urteil (BFH vom 18. Dezember 2008 — VI R 34/07), in dem ein ähnlicher Fall beurteilt wurde (Arbeitnehmer steht Transporter zur Verfügung)

Diese Ausnahme von der Anwendung des § 6 I Nr. 4 S. 2,3 EStG basiert allerdings auf dem gesetzlich nicht feststehenden Begriff „Werkstattwagen.“ Hierum gibt es gelegentlich Streit bei Betriebsprüfungen. Ein Beispiel ist ein Fall (Urteil zugunsten des Steuerpflichtigen, kein pauschaler Ansatz einer privaten Nutzungsentnahme) vor dem Finanzgericht München (FG München vom 19. Mai 2010 — 10 K 152/09 Abschnitt II.1.b „Ford Transit“).

Vollständige Rechtssicherheit können Sie für sich daher nur erzielen, wenn Sie für das Kraftfahrzeug ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen, das 0% privaten Nutzungsanteil ausweist. Dann ist der Ansatz eines privaten Nutzungsanteils gesetzlich ausgeschlossen.

Nach unserer Erfahrung der letzten zehn Jahre, kommt es jedoch

• bei einem klar als Werkstattwagen zu erkennendem Kraftfahrzeug (PKW- oder LKW-Zulassung ist ohne Belang),
• das nicht für den Personentransport ausgestattet ist,
• und wenn es keine Anzeichen (z.B. Fehlen eines weiteren PKW) für eine Privatnutzung gibt,

nicht zur Anwendung der 1%-Regelung für dieses Fahrzeug, wenn kein Fahrtenbuch geführt wurde. Da Außenprüfungen häufig erst nach einem Verkauf des Fahrzeugs erfolgen, bietet es sich an, Fotos aufzubewahren, die die Eigenschaft als Werkstattwagen dokumentieren.