Kurzfassung
Sie brauchen als Unternehmer ab dem 01. Jan. 2025 eine E-Mail-Adresse (um E-Rechnungen empfangen zu können). Wenn Sie eine gute Branchenlösung finden, mit der Sie E-Rechnungen erstellen und versenden können, nutzen Sie diese. Lassen Sie sich aber nicht als Beta-Tester für unausgereifte Software missbrauchen. Wenn Ihre Rechnungsempfänger zustimmen (implizit?) können Sie noch mindestens zwei Jahre PDF-Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind, an diese verschicken. Wenn die nicht zustimmen können Sie entweder zurück zur Papierrechnung oder notfalls E-Rechnungen von Hand erstellen.
Unvollständigkeit
Die folgende Darstellung ist stark verkürzt und geht nicht auf Ausnahmen, Übergangsfristen, Umsatzgrenzen etc. ein.
Was ist die E-Rechnung
- Die E-Rechnung ist eine Datei, die der ERechV entspricht.
- Die beiden Haupttypen sind
- PDF-Dateien (als Belegbild) mit entsprechendem XML-Anhang
- XML-Dateien
- Diese Dateien sind (durch den XML-Datensatz) maschinenlesbar
Was muss ich tun?
- Handlungsbedarf besteht bei Unternehmern. Achtung: die Unternehmereigenschaft ist schnell erreicht, z.B. durch die Vermietung einer Wohnung.
- Unternehmer müssen ab dem 01. Jan. 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt es, eine E-Mail-Adresse zu haben.
- Das Schreiben von Rechnungen durch Unternehmer an Unternehmer stellt sich der Gesetzgeber ab dem 01. Dez. 2025 wie folgt vor: Rechnungen dürfen erstellt werden als
- E-Rechnungen
- Papierrechnungen
- mit Zustimmung des Empfängers in digitaler Form aber nicht als E-Rechnung (PDF ohne entsprechenden XML-Anhang)
Wie mache ich das?
- E-Mail-Adresse bereithalten, um E-Rechnungen zu empfangen. Mit einem betrieblichen Mandat bei uns verwenden Sie Unternehmen online. Dorthin laden Sie diese Dateien wie gewohnt hoch.
- Falls Ihre Branchensoftware eine vernünftige Lösung zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen bietet: diese nutzen. Aber Vorsicht: Early Adopters werden häufig als Beta-Tester missbraucht.
- Falls Sie Zweifel an der Zustimmung Ihrer Rechnungsempfänger zu digitalen Nicht-E-Rechnungen haben: Ausdrucken, kuvertieren (tolles Gesetz, dass einen Anreiz zur De-Digitalisierung bietet).
- Falls Sie keine Zweifel an dieser Zustimmung haben: einfach Ihr bisheriges System weiterverwenden, bis sich eine gute Lösung bietet oder jemand meckert.
- Zum Betrachten von E-Rechnungen können Sie dieses Tool der Finanzverwaltung verwenden.
- Falls Sie eine überschaubare Anzahl von E-Rechnungen erstellen müssen: PDF erzeugen und dann mit den PDF24 Tools zur E-Rechnung konvertieren. (Auch als Download verfügbar).
Gibt es da auch was von DATEV?
Ja, gibt es. Beim derzeitigen (18. Dez. 2024) Entwicklungsstand der Software rate ich von einem Einsatz allerdings dringend ab.
Wie machen andere das?
Ein pragmatischer Ansatz von Amazon Business
Kurzfassung: Amazon Business schreibt in die AGBs, dass die Rechnungen weiterhin genauso kommen wie bisher (PDFs ohne E-Rechnungs-Eigenschaft). Wer was anderes haben möchte, muss aktiv werden.